第一章  总  则

第一条 为加强和规范零星货物采购管理，提高资金使用效益，倡导勤俭节约，杜绝铺张浪费，促进廉政建设，结合《广州华夏职业学院采购与招投标管理办法》的有关规定及我校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用范围是指未达到集中采购限额且单次或者批量金额5万元人民币以下的零星货物采购项目。包括教学用品、办公用品及设备、五金用品、劳保用品、印刷广告等物品的采购，不含工程及服务类项目。

第三条 零星采购工作原则上由职能管理部门（总务处）负责具体组织与实施，如经分管财务副校长同意，确有必要由学校招投标中心组织实施的除外。 

第四条 各部门自行采购生鲜水果等低值物品的，参照《广州华夏职业学院接待工作管理办法》执行。

第五条 职能管理部门（总务处）在进行零星货物采购时，应坚持节约经费的原则，凡能打包进行招标的应该打包招标采购，避免化整为零、规避招标的现象发生。原则上在一个学期内，采购需求部门一个预算项目下的同一品目或者类别的货物采用零星货物采购方式进行采购的，累计资金总额不超过5万元。否则，应提交学校招投标中心进行招标采购。  

第六条 职能管理部门（总务处）应该坚持质量第一、货比三家的原则，选择性价比最高的货物进行采购。

 

第二章 采购方式

第七条 根据预算金额，零星采购分为小额零星采购和大额零星采购。

小额零星采购是指单次或者批量金额1万元人民币以下零星货物采购等。

大额零星采购是指单次或者批量金额1万元人民币及以上5万元人民币以下的零星货物采购。

第八条 根据采购的方式，零星货物采购分为协议供货、询价采购、网上商城采购、单一来源采购、现场采购等方式。

协议供货是指学校招投标中心在年度初通过招投标，选择若干家供应商提供全年货物的采购方式。

询价采购是指公开招投标限额以下，货物规格和标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目的一种采购方式。

网上商城采购是指通过网上商城采购系统（京东商城、苏宁易购等）进行采购的一种采购方式。

单一来源采购是从某一特定供应商处采购物品的采购方式。

现场采购是指采购项目比较零散，难以通过询价方式确定供货商，则可以采用现场采购方式确定供货商。

原则上零星货物采购方式以协议供货、询价采购为主，网上商城采购和现场采购为辅，如遇只有一家潜在供应商或非常规物资采购的，可以采用单一来源谈判方式采购。

 

第三章 采购的管理

第九条 协议供货和询价采购，按下列程序进行：

（1）职能管理部门（总务处）采购员以传真、邮件或现场发放等形式向三家及以上具有相应资质的潜在供应商发出询价（谈判）邀请函，询价（谈判）邀请函应明确所采购的项目的名称、品牌、型号、技术指标、到货日期等关键信息。其中协议供货采购项目只接受已经过学校招投标中心在年度初通过招投标入围的供应商的报价； 

（2）供应商把报价及服务承诺在规定的时间内以传真、邮件或现场密封报价等形式报送。

窗体顶端

（3）采购员原则上不得单独与供应商进行谈判，必须两人以上共同参与洽谈，在需要的情况下，采购员应与项目需求部门一同参与供应商的谈判。在询价或者谈判过程中，应尽可能邀请供应商参加；若供应商不能到场，可由采购员现场用电话方式与供应商进行磋商、谈判以确定供货价格、售后服务等相关问题。

（4）职能管理部门（总务处）在采购需求符合、质量和服务相等的前提下，根据“货比三家、低价中标”原则确定供应商。在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须在《采购询价（谈判）记录表》（详见附件一）特殊说明栏中详细说明原因。

（5）大额零星采购的项目应做好《采购询价（谈判）记录表》；

第十条 网上商城采购，按下列程序进行：在采购需求符合、质量和服务相等的前提下，通过网上商城采购可实现价格更低、服务更优的，可以网上商城采购。如属于大额零星采购的项目应把网上商城相关信息截图作为询价过程的证明材料。 

第十一条 单一来源采购和现场采购程序则参照第九条执行。

第十二条 协议供货和询价采购项目的采用月度结算方式。网上商城采购、单一来源采购和现场采购项目按财务制度办理。

第十三条 签订、履行合同。采购金额达到10万元（含10万元）以上的项目须签订书面合同，但涉及采购项目有质量要求、质保期、售后服务、食品安全、版权等有关学校和师生利益的除外。合同的签订和审批流程按照《广州华夏职业学院经济合同管理办法》执行。

第十四条 零星采购过程中形成的文件材料必须规范，各项内容要真实、准确、完整。重要文件材料，包括合同、正式发票、物品清单、《采购询价（谈判）记录表》等证明材料将作为财务报销的依据。

 

第四章   监督与责任

第十五条  采购活动有违法、违规行为，并且影响或者可能影响成交结果的，终止本次采购，重新开展采购活动。

第十六条  学校招投标中心不定期组织相关人员对职能管理部门（总务处）零星采购活动进行抽查，发现有规避招标、规避统一采购、弄虚作假等行为的，学校依照规定追究其责任。

第十七条 学校财务处、纪检等部门按照职责分工，加强对采购活动的监督。

 

第五章   附则

第十八条  本办法中未尽事宜，依据法律法规和学校规章制度执行。

第十九条  本办法自发布之日起正式施行。学校在此前发布的有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。

第二十条  本办法由财务处招投标中心办公室负责解释。

                                  

 2018年12月18日

《广州华夏职业学院采购询价记录表》.docx